заработок на кликах
Вы еще не зарегестрированы на Uchit.net? Зачем?
Login: Pass:

Государственное регулирулирование документационного обеспечения управления

реферат: Делопроизводство

Оцените работу
всего оценок0 общий балл0
Зарегистрируйтесь

  Московский Государственный Университет

Филиал Казанский коммерческий институт торговли






Контрольная работа

по предмету: Основы документационного обеспечения управления

по теме: Государственное регулирование документационного обеспечения




Выполнила:

студентка 4 курса

заочного отделения

факультет менеджмента

Билалова Марина.

Преподаватель:

Ассистент Снегина




Казань,2002

План.


Государственная система документационного обеспечения   управления. Основные положения.        3

Документирование управленческой деятельности.        7

Унификация и стандартизация управленческих документов.        17

Список литературы.        19



Государственная система документационного обеспечения   управления. Основные положения.


Государственная  система  документационного   обеспечения    управления    (ГСДОУ)   -   совокупность   принципов   и   правил,    устанавливающих    единые    требования     к     документированию    управленческой  деятельности  и организации работы с документами в органах    государственного    управления,     на     предприятиях   (объединениях), в учреждениях и общественных организациях.

ГСДОУ включает   в   себя   настоящие   Основные    положенияобщесоюзные, отраслевые    и    республиканские    нормативные   и методические документы по вопросам  документационного  обеспечения  управления.

Основная  цель  ГСДОУ  -  упорядочение  документооборота,    сокращение количества и повышение  качества  документовсоздание   условий для   эффективного  применения  прогрессивных  технических   средств и  технологий  сбораобработки  и  анализа   информации,   совершенствование работы аппарата управления.

В развитие Основных  положений  ГСДОУ  разрабатываются  и   утверждаются нормативные     и     методические    документы    по   совершенствованию документационного обеспечения управления:

       общесоюзные -   Главным   архивным   управлением   при  Совете   Министров СССР и Государственным комитетом СССР по стандартам:

       отраслевыеминистерствами  и  ведомствами  СССР  и  союзных   республик;

       республиканские - Советами Министров союзных республик.

       Нормативные документы  министерств  и  ведомств  по   вопросам  документационного обеспечения  управления  не  должны ограничивать прав подведомственных организаций, предоставленных им Законом СССР   "О предприятиях в СССР" и другими законодательными актами.

Документационное  обеспечение  управления  в  организации   осуществляется специальной  службойподчиненной  непосредственно   руководителю организации.

Должностные  лица  организаций  при  работе с документами   руководствуются требованиями Основных положений ГСДОУ и принятых в ее развитие общесоюзных, отраслевых и республиканских  нормативных   и методических документов.

Общие требования к документам и службам документационного   обеспечения распространяются  на  все системы документации органов  государственного управления  Союза  ССРсоюзных   и   автономных   республик, суда,   прокуратурыарбитражаа  также  учреждений,   организаций и   предприятий,   включая   документы,    создаваемые   средствами вычислительной техники и микрографии .

Общие требования к документам и службам документационного    обеспечения являются     нормативно-методической     базой     для    совершенствования на единой основе  документационного  обеспечения    управления и  повышения его эффективности путем унификации состава   и форм   документов,   повышения   их   качества,   работ   службы   документационного обеспечения  на базе научной организации труда и   внедрения новейших технических средств.

Общие требования разработаны в  соответствии  с  законами   СССР и  союзных республикустанавливающими порядок организации и   деятельности государственного  аппаратаактами  высших   органов   государственного управления  по  вопросам  принятия  и  оформления   управленческих решенийосуществления  контроля  за   исполнением   документов, совершенствования методов управления и организационных   структур и  их   информационного   обеспечения,   государственными   стандартами в  области документации и автоматизированной обработки   информации с    учетом    опыта    практического     использования   унифицированных систем  документации и общесоюзных классификаторов   технико-экономической информации.

Единые   требования   ко   всем   системам   документации   внедряются путем  издания   государственных,   республиканских   и   отраслевых стандартов  и  инструкций по вопросам документационного   обеспечения управленческой  деятельностиучитывающих   специфику   республики (отрасли),  а  также  отраслевых унифицированных систем   документации, типовых номенклатур дел, типовых перечней документов   с указанием сроков их хранения.

       На их  основе   подведомственные   организации   разрабатывают нормативные акты,    организующие   документационное   обеспечение   управления.

Учреждения    государственной   архивной   службы   СССР   оказывают министерствам и  ведомствам  организационно-методическую   помощь во внедрении ГСДОУ, в организации системы документационного   обеспечения, согласовывают  типовые   и   отраслевые   нормативные   документы  по  системе  документационного обеспечения, указанные в п. 1.5, разрабатывают методические документы по отдельным вопросам   документационного обеспечения управления.


Документирование управленческой деятельности.

       Документирование управленческой  деятельности  охватывает  все   процессы, относящиеся к записи (фиксации) и оформлению необходимой   для осуществления управленческих действий информации на  различных   носителях по установленным правилам.

       Документирование осуществляется    на    естественном    языке   (рукописные, машинописные   документыв  том  числе  телеграммы,   телефонограммы, машинограммы),  а также на искусственных языках  с   использованием новых носителей (перфокартыперфоленты, магнитные   ленты, карты, диски, кристаллы и др.).

Состав управленческих документов

Состав     управленческих    документов    определяется   компетенцией и функциями организациипорядком решения  вопросов,   объемом  и  характером  взаимосвязей  с  другими  организациями  и   закрепляется в табеле документов.

Единство   правил    документирования    управленческих   действий на  всех  уровнях  управления  обеспечивается применением   ГСДОУ, унифицированных систем  документации  (УСДи  Общесоюзных   классификаторов технико-экономической информации (ОКТЭИ).

       УСД - комплекс взаимоувязанных документов, созданных по единым правилам и  требованиямсодержащих  информациюнеобходимую для   управления в определенной сфере деятельности.

       УСД предназначены для  использования как в условиях применения средств вычислительной техникитак и  при  традиционных  методах   обработки информации.

       Общесоюзные      классификаторы       представляют       собой   систематизированные   перечни   наименований   и   кодов  объектов   классификации и  классификационных  группировокразработанных  и   утвержденных в установленном порядкеобязательных для применения   при обеспечении автоматизации процессов обработки информации.

       Порядок утверждениявнедренияведения  и  регистрации  УСД   общесоюзного назначенияунифицированных форм  документов  других   уровней управления и ОКТЭИ устанавливается Госстандартом СССР.

Управленческие  документы  по  наименованиюформе   и   составу реквизитов должны соответствовать УСДтребованиям ГСДОУ,   положениям (уставам)   об   организации   и   другим   нормативным документам, содержащим правила документирования.

В  соответствии  с  действующим   законодательством   и   компетенцией органы  управления  издают следующие распорядительные   документы:

Советы Министров СССР, союзных и автономных республик: постановления, распоряжения и дают поручения; Министерства ССР, союзных и автономных республик: приказы, инструкции, указания; Государственные комитеты, комитеты и комиссии: постановления, приказы, инструкции, указания; Главные управления  и  управления  при Советах Министров СССР, союзных и автономных республик: приказы, инструкции, указания;       Исполкомы Советов народных депутатов, их управления и отделы:       решения, распоряжения    (исполкомы);   приказыинструкции,    указания (правления и отделы); Администрация      предприятий    (объединений),   учреждений,   организаций:   приказы, инструкции, указания;   Кооперативные организации - решения.       Общественные организации - постановления, распоряжения.       Решения, постановления и приказы издают во всех случаях, когда  необходимо принять нормативный или индивидуальный акт по  основным вопросам компетенции организацииРаспоряжения, указания издаются по оперативным   вопросам    и    для    организации    исполнения  постановлений, решений и приказов.

Совместные  распорядительные   документы   организацийиздающих одинаковые  по форме документы (приказыпостановления и   др.), издаются в соответствующей форме  (приказпостановление  и   др.).

       Совместные распорядительные  документы  органов,   полномочных  издавать различные   по   форме   документы,   издаются   в  форме   "совместного решения",     которое     имеет     правовую     силу   распорядительного документа  каждой организациипринимавшей этот    документ.

Доведение  до  сведения  подведомственных  организаций,   структурных подразделений документов   вышестоящих   органов   или документов других     организаций    осуществляется    в    формеустановленной автором   документа.   Если   способ   не    указанорганизация этот вопрос решает самостоятельно.

       Протокольные решения коллегиальных органов могут доводиться до   исполнителей в форме, установленной положением об этих органах.

       Распорядительный документ   может   быть   отменен   (изменен)   распорядительным документом  самой  организации  или  вышестоящей.

   Действие распорядительного  документа  может  быть  приостановлено   соответствующими компетентными органами.

       Проекты документов, затрагивающие интересы других организаций,   должны предварительно согласовываться с ними. В случае разногласий   к проекту   прикладываются   замечания   или   суть    разногласий   указывается в сопроводительном письме.

Ход  обсуждения  вопросов  и  решенияпринимаемые  на   заседаниях коллегиальных органовсоветах, собраниях, совещаниях,   фиксируются в протоколах.

       Протоколы оформляются  на  основании  записи  хода  заседаний,стенограмм, звуковых  записей  и  материалов,   подготовленных   к   заседанию (текстов  докладов,   выступлений,   справок,   проектов   постановлений или решенийповестки днясписков приглашенных  и   др.).

       Если ход  заседания  стенографируетсято  текст  стенограммы   расшифровываетсяотпечатываетсязаверяется и хранится вместе с   протоколомВ  особых  случаях  выступавший  должен  завизировать   стенограмму своего выступления. Если ход заседания записывается на   магнитную ленту, она хранится в соответствии с Основными правилами   работы      государственных    архивов     с    кино-,   фото-   и   фонодокументами .

В пределах своей компетенции организации  всех  уровней   управления могут  направлять  письма при осуществлении оперативных   связей с  вышестоящими  отраслевыми  и  функциональными  органами,   подведомственными и другими организациями и отдельными гражданами.

   Письма, как правилодолжны  составляться  в  том  случаекогда   невозможен или затруднен бездокументный способ обмена информацией:   устные разъяснения,   указания   (личные   или    по    телефону),   инструктирование и др.

       При необходимости  срочной  передачи  информации  составляются   телеграммы и телефонограммы.

Организации на  основании  положений  о  них  и  других   актов, определяющих их компетенцию, издают и иные документы: планы   работ, отчеты, прейскуранты, стандарты, уставы, положения, правила   и др.,  перечень  которых  содержится в Общесоюзном классификаторе   управленческой документации   (ОКУД)    и    отраслевых    табелях   применяемых форм документов.

Проект   управленческого   документа    должен    быть   согласован с   исполнителями   (авторами  текста),  руководителями   заинтересованных структурных подразделений или организаций.

       Внутреннее согласование проекта документа должно проводиться в   следующей    очередности:    с    отраслевыми,    функциональными, территориальными подразделениямисовещательными органами, и, при   необходимости,    общественными    организациями;     работниками,   ответственными  за  разрешение  функциональных  вопросов (главные,   старшие специалисты  и  т.д.);  с  финансовым  подразделением  или   главным бухгалтером (бухгалтером);  с юридической службой; службой   документационного   обеспечения;   с   заместителем   председателя   коллегиального органа или с заместителем руководителя организации,   ведающими вопросами, содержащимися в проекте документа.

       Внешнее согласование  в  зависимости  от  содержания документа   должно осуществляться в следующей очередности:

       с подчиненными и неподчиненными организациями, когда последние   выступают обязанной  стороной   в   правоотношениях,   возникающих   вследствие издания правового актаили когда содержание документа   затрагивает их непосредственные интересы;       с организациями   и   научно-производственными  объединениями,   занимающимися исследованиями  в  той  областив  которой   имеет   отношение содержание документа;

  с общественными организациями - в  случаях  необходимости  или   предусмотренных документами этих органов;

       с органамиосуществляющими государственный  надведомственный   контроль (надзор)     в    определенной    области    (санитарный,   противопожарный и т.д.);

       с вышестоящими  органами  общей или отраслевой компетенции в случаях, когда  законодательством  предусматривается   возможность   совершения управленческих   действийтолько  с  разрешения  этих   органов.

       Управленческий документ    подписывается    или   утверждается  руководителем организации или замещающим его должностным  лицом  в   соответствии  с  его компетенциейустановленной правовыми актами   (устав или положение об  организацииструктурном  подразделении,   должностная  инструкцияприказ  о  распределении  обязанностей и   др.).

       Две или более подписи проставляются  в  том  случаеесли  за   содержание документа   ответственны   несколько  должностных  лиц.

   Документы денежногоматериального  или   кредитного   характера,   служащие основанием     для     приема     и     выдачи     денег,   товарно-материальных и  других  ценностейа   также   изменяющие   кредитные и   расчетные  обязательства  с  другими  организациями,   подписывают руководитель организации и глбухгалтер (бухгалтер);

   совместные документы     нескольких     организаций    подписывают   руководители всех организаций.

       Документы, составленные   комиссией,   подписывают  все  члены   комиссии. Решения    (постановления)     коллегиальных     органов   подписываются председателем и секретарем.

       Распоряжения, издаваемые руководителем коллегиального органа в   единоначальном порядке, имеют одну подпись.

       Право подписи распорядительных документов в форме указаний или   распоряжений может   предоставляться   заместителю   руководителя,   главному инженеру, руководителям структурных подразделений.

       Утверждаемые документы (инструкцииположенияуставы и др.)подписывает должностное лицо, ответственное за их подготовку.

       Протокол подписывает    председательствующий    на   заседании   коллегиального органа (советаколлегиисобраниясовещания) и   секретарь.

       Доклады, докладные  запискисправки   и   другие   документы   информационного, справочного  или  аналитического  характера могут   быть подписаны исполнителемесли разрешаемые в  них  вопросы  не   выходят за   пределы   его   прав   и  компетенцииустановленных   должностной инструкцией.

Документы - приложения могут быть трех видов:

       - утверждаемые  или  вводимые   в   действие   соответствующим   распорядительным документом (приложения к правовым актамимеющие   самостоятельное значение);

       - поясняющие или дополняющие содержание другого документа;

       - направляемые с письмом в другие организации.

       На приложениях  к  распорядительным  документам и приложениях,   дополняющих или поясняющих содержание другого документав правом   верхнем углу печатают:

                                       Приложение к решению исполкома

Свердловского областного

                                            Совета народных депутатов

                        . . . . . . . N . . . . . .

       При наличии нескольких приложений они нумеруются.       При рассылке приложений  без  распорядительных  документов  на   приложениях проставляется    гриф    утверждения    с    указанием   наименования   распорядительного    документа,    его    даты    и   номера (см. п. 2.3.2.4).

       Состав реквизитов и порядок оформления документов приложений должен соответствовать    требованиям    унифицированной   системы   документации, к которой относится документ - приложение.

В   целях   сокращения   количества  применяемых  форм   документов министерства  и  ведомства   разрабатывают   отраслевые   табели документов,   необходимых   и  достаточных  для  реализации   функций и задач организацийВ табель  включаются  документы  как   традиционные, так и создаваемые средствами вычислительной техники.   Табель подписывается   ответственным   за   его   составление    и   утверждается руководителем ведомства.       Ведение табелявнесение  в  него  изменений   осуществляется   службой документационного обеспеченияСоставление документов, не   указанных в табеле, запрещается.


Унификация и стандартизация управленческих документов.


Унификация  документов   заключается   в   установлении   единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих   осуществление однотипных управленческих функций и задач.      

Стандартизация документов  -  форма  юридического  закрепления   проведенной унификации и  уровня  ее  обязательностиУстановлены   следующие категории стандартов:

  • государственные стандарты (ГОСТ).
  • отраслевые стандарты (ОСТ);
  • республиканские стандарты (РСТ).

     Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документовтипизации их  формповышения  качества,   снижения трудоемкости   их  обработкидостижения  информационной   совместимости различных  систем  документации  по  одноименным   и   смежным функциям   управленияболее  эффективного  использования   вычислительной техники.

Работа по унификации включает:   

  • разработку УСДкоторая   осуществляется   министерствами   и   ведомствами, ответственными     за     соответствующие     системы   документации;
  • внедрение межотраслевых      (межведомственных)      УСД     в   республиканских и отраслевых УСД:
  • внедрение разработанных ОКТЭИ;
  • ведение УСД  и  ОКТЭИ  с   целью   поддержания   достоверности   информации и их дальнейшее развитие;
  • разработку комплексов    отраслевых    унифицированных    форм документов, отражающих  специфику  отрасли и не вошедших в УСДа   также их государственную регистрацию;
  • разработку отраслевых   классификаторов  технико-экономической   информации, отражающих специфику отрасли.

Организационное  и методическое руководство унификацией   и стандартизацией  документовкоординацию   работ   и   контроль   осуществляет головная   организация  по  координации  внедрения  и   ведения УСД и ОКТЭИ в республикеНа отраслевом уровне эту работу   ведет головная  организация  по  внедрению и ведению УСД и ОКТЭИ в   отрасли.

Список литературы.

  1. Основные правила работы ведомственных архивов. - М., 1986.
  2. Типовое   положение   о   ведении   делопроизводства    по   предложениям, заявлениям   и  жалобам  граждан  в  государственных   органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях. Утверждено   Постановлением  ГКНТ  СССРГосстандарта  и  Главархива  СССР  от   30 ноября 1981 г. N 463/162/298.


  1. Почтовые правила. - М.: Министерство связи СССР, 1985.
  2. Указ  Президиума  Верховного  Совета   СССР   от  31.03.80   N 1812-х.
  3. Указ  Президиума  Верховного  Совета  РСФСР  от  29.01.81 N 173.
  4. Основные   правила   работы   государственных   архивов  с   кино-, фото- и фонодокументами. - М.: Главархив СССР, 1980.
 
Дружить
Uchit.net в социальных сетях